واحد اداری و دبیرخانه
مسئول واحد: عبدالرحمن رسولی
شرح وظایف مسئول امور اداری:
- اجرای دقیق آیین نامه ها، دستورالعمل ها، بخشنامه ها و ضوابط مربوطه.
- نظارت لازم در زمینه پیاده کردن مفاد طرح طبقه بندی مشاغل کارگری در مورد پرسنل با همکاری واحد های مربوطه.
- ارتباط و ایجاد هماهنگی با گروه تشکیلات و بهبود روشها بمنظور رفع مسایل تشکیلاتی واحد مربوطه و ارائه پیشنهاد برای بهبود انجام امور.
- معرفی کارکنان واجد شرایط برای طی دوره های آموزشی کوتاه مدت و بلند مدت واحد مربوطه پس از هماهنگی با مسئول مافوق.
- نظارت مستمر به منظور انجام به موقع جهت ارتقاء گروه کارکنان به حوزه مدیریت امور اداری.
- نظارت بر امور کارگزینی، دبیرخانه، موتوری، بایگانی، ماشین نویسی و سایر واحد های زیر مجموعه.
- پیش بینی احتیاجات پرسنلی و اقدام لازم در مورد تامین آن با هماهنگی واحد زیربط.
- پیشنهاد نیروهای واجد شرایط جهت مشاغل مختلف به مسئول مافوق.
- پیگیری و نظارت مستمر به منظور رفتار و برخورد مناسب کارکنان با ارباب رجوع و دیگر همکاران با رعایت قوانین ومقررات اداری.
- همکاری در تنظیم آیین نامه ها، بخشنامه ها و دستورالعمل های لازم.
- به روز نگه داشتن سیستم پرسنلی و ثبت اطلاعات مربوطه در سیستم فوق.
- ارایه گزارش های پرسنلی در فواصل زمانی معین به مقام مافوق.
- نظارت بر مکاتبات اداری بر اساس آیین نامه مکاتبات شهرداری .
- پیگیری مسایل رفاهی کارکنان.
- انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق در چهارچوب وظایف.
شرح وظایف مسئول امور دبیرخانه:
.كنترل در امور ثبت و توزيع و تفكيك نامه هاي وارده به شهرداري و ارجاع به دواير ذيربط
كنترل و تصحيح نامه هاي صادره از نظر آيين نگارش
حفظ و نگهداري كليه اسناد و اوراق و سوابق اداري واحد مربوطه
نظارت مستمر در حسن اجرائي امور دفتري و چگونگي ورود و خروج مكاتبات
ارجاع سوابق و پرونده هاي صادره به واحد هاي مربوطه و بايگاني
تطبيق پيش نويس هاي اداري و تهيه گزارشات و ارائه آمارهاي لازم
تطبيق پيش نويس ها و نامه هاي تايپ شده
تحويل نامه هاي صادره به ارباب رجوع
تفكيك نامه هاي وارده و صادره و ارسال رونوشت نامه ها به واحد هاي مربوطه